Masalah kedisiplinan berupa terlambat masuk kerja hampir dialami oleh semua perusahaan, baik perusahaan kecil, perusahaan besar, instansi pemerintah dan juga swasta.
Semakin sering dan semakin banyak frekuensi terlambat masuk kerja pasti akan berdampak langsung pada produktivitas perusahaan.
Belum lagi dengan iklim kerja yang menjadi tidak kondusif karena rasa iri yang kemudian muncul di antara karyawan.
Dengan demikian, HR harus memikirkan bagaimana caranya agar frekuensi terlambat dan jumlah karyawan yang terlambat masuk kerja dapat ditekan serendah-rendahnya.
Berikut adalah 6 Solusi Ampuh untuk Mengatasi Karyawan yang Sering Terlambat Masuk Kerja :
1. Surat Peringatan
Jadikan terlambat masuk kerja sebagai pelanggaran yang dapat mengakibatkan diberikannya Surat Peringatan (SP)
Untuk bisa menerapkan aturan ini, perusahaan harus memasukannya ke dalam Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
Pemberian SP bisa berjenjang atau langsung ke SP 3 tergantung berapa kali karyawan terlambat masuk kerja.
Contoh :
- Terlambat 5 kali dalam sebulan diberikan SP 1
- Terlambat 6 kali dalam sebulan diberikan SP 2
- Terlambat 7 kali dalam sebulan diberikan SP 3
Pada lingkungan perusahaan tertantu, pemberian SP terkadang sudah tidak ada efeknya. Tidak berdampak pada perubahan perilaku karyawan, dan hanya dianggap sebagai selembar kertas dimana karyawan yang menerima SP diminta bertanda tangan.
Dalam kondisi demikian, HR bisa menuangkan aturan sanksi pemotongan upah sebagai akibat jatuhnya SP. Hal ini harus dituangkan dalam PP atau PKB.
Perlu diingat bahwa pemotongan upah karena SP ini tidak boleh dari Upah Pokok dan Tunjangan Tetap Karyawan.
2. Denda Keterlambatan
Untuk mengurangi jumlah karyawan yang terlambat serta frekuensi keterlambatan karyawan, kita juga bisa menerapkan denda untuk setiap menit keterlambatan.
Sama halnya dengan penerapan SP, denda keterlambatan juga harus diatur dalam PP atau PKB.
Contoh :
- Terlambat kurang dari 5 menit denda 5.000
- Terlambat kurang dari 15 menit denda 15.000
- Terlambat kurang dari 30 menit denda 30.000
- Terlambat lebih dari 30 menit dianggap absen (tidak masuk kerja)
Jika kita menerapkan aturan ini, kita harus bisa menjelaskan kepada karyawan mengenai tujuan dari pemberlakukan denda keterlambatan ini, sebab jika tidak, karyawan bisa berasumsi bahwa perusahaan mengambil untung dari setiap denda atau pemotongan upah karyawan.
Untuk menghindari asumsi negatif, jumlah keterlambatan karyawan plus dendanya harus diumumkan kepada semua karyawan setiap bulan. Dana yang terkumpul dari denda keterlambatan bisa dimasukan sebagai Kas Paguyuban atau Kas Koperasi Karyawan.
3. Daftar Karyawan Terlambat
Kita bisa memasang Papan Informasi (Information Board) di pintu masuk perusahaan yang mencatat siapa saja karyawan yang terlambat. Petugas yang mencatat bisa dari petugas Security (Satpam).
Dengan adanya informasi mengenai daftar karyawan yang terlambat, setiap karyawan akan tahu siapa saja yang terlambat. Ini menjadi semacam sanksi sosial dimana karyawan yang terlambat menjadi malu karena sering terlambat. Harapannya, karyawan menjadi sadar dan berusaha memperbaikinya.
4. Foto Karyawan Terlambat
Bagi karyawan yang datang terlambat, maka fotonya akan dipajang pada Mading Perusahaan. Prinsipnya sama dengan Daftar Karyawan Terlambat yang mencoba menyadarkan karyawan akan pentingnya disiplin melalui sanksi sosial.
5. KPI Divisi
Kita juga bisa memasukan persentase terlambat masuk kerja sebagai Key Performance Indicator (KPI) Divisi. Tujuannya agar setiap individu dalam suatu Divisi merasa memiliki tanggung jawab moral yang sama untuk tidak terlambat.
Ketika ada salah satu karyawan dalam suatu divis yang terlambat masuk kerja, maka akan berpengaruh atau berdampak kepada semua karyawan dalam Divisi tersebut.
6. Konseling
Ajak semua karyawan yang sering terlambat untuk diskusi mengenai hal apa saja yang membuat mereka sering terlambat.
Catat berapa persen yang menyampaikan alasan yang sama lalu pecahkan masalahnya. Terkadang banyak hambatan dari dalam diri karyawan yang mereka tidak mampu mengatasinya sendiri atau bahkan, mereka tidak menyadarinya.
Konseling diakhiri dengan sebuah kesepakatan win win solution dimana kita - sebagai HR - secara perlahan mengarahkan karyawan untuk lebih disiplin.
Semoga bermanfaat.
