Ada satu masalah yang sering dihadapi para atasan saat akan memberikan rekomendasi Surat Peringatan (SP) untuk karyawan, yaitu tidak adanya bukti dokumentasi yang mendukung untuk bisa diterbitkannya SP oleh tim HR/HC.
Bukti pendukung ini diperlukan oleh HR untuk memastikan bahwa karyawan telah benar-benar diberikan teguran sebelumnya. Jangan sampai karyawan langsung diberikan SP tanpa diberikan teguran lisan terlebih dahulu, meskipun tidak semua kesalahan yang berakibat SP harus didahului dengan teguran lisan.
Contoh kesalahan yang umum terjadi adalah karyawan tidak bekerja sesuai Standart Operating Prosedure (SOP) yang berakibat pada kegagalan produk atau cacat produk. Hal ini jika terjadi berulang-ulang tentu akan menimbulkan banyak kerugian bagi perusahaan. Untuk itu SP perlu diberikan sebagai pembinaan.
Namun dalam hal pemberian SP terkait contoh kasus yang kami sebutkan di atas, harus lah didahului dengan teguran lisan yang menandakan bahwa karyawan yang melakukan kesalahan sudah pernah ditegur untuk tidak melakukan kesalahan yang sama berikutnya.
Masalahnya, terkadang orang lupa jika hanya dengan lisan. Bahkan pernah di suatu kasus, karyawan dan atasan berdebat mengenai apakah sebelumnya atasannya telah menegurnya atau belum dan kenapa langsung diberikan SP.
Dari sinilah kita bisa mengambil pelajaran, bahwa meskipun disebut sebagai teguran lisan, harus lah dibuat dokumentasi tertulisnya. Sederhananya, saat kita memanggil dan menegur karyawan yang melakukan kesalahan, tulis lah pada sebuah buku atau form terkait acara pemanggilan tersebut dan mintalah karyawan untuk bertanda tangan. Hal ini bertujuan agar karyawan mengerti bahwa apa yang kita sampaikan adalah masalah penting yang harus diingat.
Jika kemudian karyawan melakukan kembali kesalahan yang sama, maka bukti dokumentasinya sudah tersedia sebagai bukti pendukung penerbitan SP oleh tim HR.
Untuk tim HR, bukti pendukung berupa dokumentasi teguran lisan ini juga sangat bermanfaat untuk menghindari perselisihan dengan karyawan saat pemberian SP dilakukan.
Semoga bermanfaat.
